17 апреля 2020, 10:18
Количество просмотров 713

Организационный редизайн банка. Текстово-семантический и статико-динамический анализ

Олег Брагинский, основатель «Школы траблшутеров» и директор «Бюро Брагинского», предлагает текстово-семантический и статико-динамический анализ организационного редизайна банка.
Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ

Принцип Парето действует в жизни жестче заявленного: 95% должностей штатного расписания зрелой организации не содержат ошибок, зато оставшиеся – генерируют количество недоразумений, достаточное, чтобы запутать даже опытных коллег.

Ситуацию в одном из крупнейших частных банков усугубляет использование многочисленных продвинутых компьютерных систем – отличие даже в непечатаемый символ ведет к коварным дубликатам трех групп:

1) идентичные должности (возможно переименование или объединение):

Старший специалист по валютному контролю – встречается 18 раз

Старший специалист (валютный контроль) – 6

Заместитель управляющего операционным офисом – 18

Заместитель управляющего операционного офиса – 2

Контролер – эксперт – 16

Контролер-эксперт – 9

2) близкие должности (различие неочевидно):

Руководитель проектов и Главный руководитель проектов – встречается 180 раз

Руководитель проекта и Менеджер проекта – 65

Руководитель по работе с проектами – 21

3) вариации должностей (к объединению или уточнению):

Ассистент – встречается 57 раз

Секретарь-референт – 23

Секретарь – 19

Референт-секретарь – 5

Ассистент-переводчик – 4

Обращают на себя внимание и другие проблемы:

1) скрытые уровни иерархии (вероятно, возникли в ходе дилейринга (Дилейринг – процедура организационного дизайна, при которой уменьшается количество уровней иерархии организации.)):

Руководитель направления – 642 сотрудника

Управляющий Директор – 10

2) вариативность написаний (наверняка накопились за долгие годы):

Руководитель направления сопровождения – встречается 3 раза

Руководитель направления по сопровождению – 2

3) высокий уровень уникальности:

должности, встречающиеся один раз – 425

слова, встречающиеся у единственной должности – 272

уникальные должности на английском – 9

4) размытость первых уровней иерархии большим количеством разнозвучных должностей:

Специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ работник – 21 вариация

Старший специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ работник ≈ консультант ≈ руководитель – 14 вариаций

Ведущий специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ аналитик ≈ инспектор ≈ руководитель – 13 вариаций

Главный специалист ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ аналитик ≈ консультант ≈ руководитель – 16 вариаций

5) повторяемость названий подразделений на разных уровнях вложенности:

Группа обеспечения продаж кредитных продуктов, Касса, Кассовый центр, Кредитный отдел – встречаются на 6 уровнях

Отдел методологии, Отдел оформления банковских операций, Отдел по работе с залогами – 5

Отдел кредитования предприятий массового бизнеса, Отдел массового бизнеса, Отдел сопровождения информационных систем – 3

Отдел расчетов, Отдел сопровождения, Отдел текущих операций и расчетов, Отдел продаж кредитных продуктов – 2

Управление информационной безопасности – 2

Неоднозначность наименований подразделений и должностей, сложность системы подчинения и обилие начальников создают путаницу, неразбериху и дезориентацию сотрудников. Раздутость уровней управления усложняет коммуникацию, снижает операционную эффективность, повышает накладные расходы. Итак, принимаем задачу: «подсушить» организацию, сделав ее структуру отражением важнейших бизнес-процессов.

Начинаем с внедрения правил формирования названий подразделений (см. рис. 1):

1) вложенность подразделений – не глубже 3

2) наименование подразделения – до 85 символов и до 7 слов

3) минимум слов «по», «с», «и», «на», «в», дефисов, кавычек, точек, скобок.

Аналогичные правила рекомендуем для коррекции действующих и создания новых позиций (см. рис. 2):

1) наименование должности – до 85 символов и до 7 слов

2) полное наименование позиции – до 255 символов

3) наименование позиции – иерархично.

Это осуществляется с учетом следующих требований:

1) составные слова в наименовании позиции пишем с дефисом без окаймления пробелами, составные позиции пишем с тире, окаймленным пробелами

2) наименование позиции сквозное по банку и имеет группу близких грейдов, различаем Москву/регионы и головной офис / региональную сеть

3) иерархичные слова в наименовании позиции пишем с большой буквы, остальные (кроме согласованных с Центральным банком) – с маленькой.

При подсчете оказывается, что коррекции подлежит 81,7% наименований позиций по тридцати причинам (см. рис. 1 и 2).

[caption id="attachment_468686" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.1 Рис. 1. Причины, правила
и примеры коррекции позиций. Часть 1[/caption]

 

[caption id="attachment_468689" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.2 Рис. 2. Причины, правила и примеры коррекции позиций. Часть 2[/caption]

 

Проводим коррекцию подчиненности (см. рис. 3), искореняя псевдоиерархичность – отсутствие у руководителя подразделения или команды. Подобных боссов указываем лишними, должность именуем паразитной и рекомендуем к переименованию на более стандартную.

[caption id="attachment_468690" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.3 Рис. 3. Проект пятиуровневой иерархии[/caption]

 

Анализ диапазонов разброса численности подразделений поражает: крупнейшая Дирекция насчитывает 2961 сотрудника, мельчайшая – 18. Для Управлений аналогичные цифры составляют 907 и 37 человек. Отделы тоже не радуют, варьируясь от 2975 коллег до одного.

Классифицируем должности по уровням карьеры (см. рис. 4).

[caption id="attachment_468691" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.4 Рис. 4. Проект четырехуровневой карьеры[/caption]

А также по категориям и линиям бизнеса (см. рис. 5).

[caption id="attachment_468692" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.5 Рис. 5. Категоризация должностей
и определение линий бизнеса[/caption]

 

Предлагаем установить должностям руководителей численные границы подразделений и грейды (см. рис. 6).

[caption id="attachment_468693" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.6 Рис. 6. Численные границы подразделений[/caption]

Рекомендуем нормы управляемости и сроки заполнения вакансий (см. рис. 7).

[caption id="attachment_468694" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.7 Рис. 7. Нормы управляемости[/caption]

Нормализуем распределение сотрудников по грейдам (см. рис. 8).

[caption id="attachment_468697" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.8 Рис. 8. Сквозная нормализация грейдов банка[/caption]

Удалось обнаружить протоптанные тропинки создания псевдокарьеры – типовые повышения в рамках центрального офиса и региональных подразделений. Руководители хитрили, выдерживая сотрудников на новых должностях минимальный срок, прежде чем двигать вверх. Формально – требования подразделений по управлению талантами исполняются, реально – происходит изощреннейший и труднообнаруживаемый обман акционеров.

В ходе работ по внедрению математических изысканий в жизнь вскрылась суровая правда – коллеги юлили, как только могли, правдами и неправдами пытаясь избежать построения в дружные и стройные ряды (см. рис. 9):

  • вместо сокращения количества начальников с 800 до 450 образовался прирост до 1998 боссов
  • 53% должностей приютили всего по одному «обитателю»
  • добавились два искусственных уровня руководства

Вложенность подразделений с трудом удалось немного нормализовать (см. рис. 10).

[caption id="attachment_468696" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.9 Рис. 9. Позиции, содержащие слова «начальник» и «контролер»[/caption]

 

[caption id="attachment_468698" align="alignleft" width="750"]Организационный редизайн банка. Текстово-семантический  и статико-динамический анализ - рис.10 Рис. 10. Вложенность подразделений по блокам[/caption]

Может быть, математика и царица наук, но внедрению мешает Ее Величество психология. Десятки совещаний, сотни споров, тысячи конфликтов коллег привели к странному компромиссу, при котором позиция слабых ухудшилась, а наглые сотрудники сумели получить незаслуженное повышение.

В нужный момент находились защитники, причины, оправдания, и подразделение по работе с талантами пасовало каждый раз, заявляя формальное: «Сложно заниматься людьми бесчеловечными методами». А вы говорите Big Data, искусственный интеллект, прогнозирование…

Начинать надо с корпоративной культуры, украшаемой честностью руководителей, и не прятаться за красивыми словами «трансформация» и «бирюзовость» (Бирюзовые организации – успешные компании, в которых менеджеры используют приемы коучинга, приветствуют самоуправление, а KPI заменили на цели и ценности.). Смотрите правде в глаза и не увлекайтесь проектами на бумаге для галочки.

Рубрика:
{}
Теги:
#

PLUSworld в соцсетях:
telegram
vk
dzen
youtube