Представляем обзор ведущих систем управления знаниями от PLUS-Consulting. Анализ импортозамещения в разрезе результатов масштабного исследования

«Обзор ведущих систем управления знаниями России 2023 года»[pdf], составленный на основе самых последних данных, позволит российским компаниям принимать правильные решения по выбору отечественных систем управления знаниями, в том числе на фоне ухода с рынка основных зарубежных вендоров.

Почему PLUS-Consulting принял решение реализовать этот исследовательский проект?

Как площадка, много лет работающая с крупнейшими игроками в сегментах розницы, финансового и страхового сервиса, ИТ и госсектора, команда PLUS-Consulting получала много запросов по части импортозамещения критических для бизнеса решений, таких как KMS. Проводя независимое исследование, мы ставили своей целью изучить функционально-технологические возможности отечественных систем KMS, провести их комплексное сравнение, чтобы российские компании могли выбрать наиболее подходящую систему в качестве замены зарубежной или новой.

Если охарактеризовать текущую ситуацию на российском рынке KMS, то, с одной стороны, многие ушедшие с рынка западные ИТ-компании освободили нишу для российской разработки (а государственные структуры стараются оказать грантовую поддержку отечественным производителям ПО), а с другой – сложившаяся ситуация практически не дает шансов российским продуктам выйти на международный рынок (за редкими исключениями).

В 2022 году объем глобального рынка управления знаниями оценивался в 474 295,5 млн долларов США и, как ожидается, увеличится в среднем на 18,1% в течение прогнозируемого периода, достигнув 1 286 780,0 млн долларов США к 2028 году.

Столь амбициозные цифры можно объяснить широким внедрением передовых технологий и присутствием крупных игроков отрасли, что способствует созданию широких возможностей для роста.

При этом Российская Федерация в 2022 году входила в пятерку лидирующих стран в Европе по размеру рынка управления знаниями. До 2022 года на российском рынке систем управления знаниями значительную долю занимали такие продукты иностранных компаний, как, например, Confluence.

Среди ключевых клиентов иностранных поставщиков были предприятия государственного сектора, производства, финансов и страхования, фармацевтики, медицины, ИТ и телекоммуникаций и многие другие.

Однако с октября 2022 года один из лидеров рынка на тот период — австралийская компания Atlassian (Confluence) – заявила о прекращении деятельности в стране и начала выборочно блокировать пользователей, что вызвало всплеск интереса к российским аналогам.

На этом фоне «горящей» проблемой, которую в авральном режиме пришлось решать многим компаниям и, особенно, госкорпорациям, стало импортозамещение иностранного ПО на отечественные продукты. Отечественные KMS-решения должны были закрывать следующие потребности:

• оперативный и качественный перенос большого объема информации,

• возможность быстрого развертывания,

• удобный интерфейс, не требующий сложного обучения сотрудников,

• возможность масштабирования системы на большое количество пользователей.

При этом задача внедрения системы управления знаниями в бизнес-­процессы все еще остается актуальной для очень многих российских компаний. Усложнение процессов, рост компании и расширение штата диктуют необходимость эффективного управления корпоративными знаниями. Для этого у многих предприятий среднего и даже малого бизнеса возникает потребность в коробочном ИТ-решении, которое станет полноценным рабочим инструментом для создания, хранения и тиражирования экспертизы внутри компании.

В основе нашей методики построения рейтинга лежит анализ функционально-технологических возможностей различных решений, представленных/популярных на рынке.

В ходе исследования была проведена оценка 6 систем, наиболее широко распространенных в российских компаниях. Анализ функционала решений проводился по 183 различным критериям в 17 категориях.

В частности, в ходе работы были рассмотрены такие ключевые для современного бизнеса темы, как:

• Повышение квалификации персонала

• Управление результативностью

• Поддержка принятия решений

• Доступ и защита информации

• Информационно-коммуникационные технологии

• Синхронные и асинхронные взаимодействия

• Корпоративный поиск

• Управление контентом

• Реляционная система управления базами данных

• Повышение эффективности

Для представления наиболее полной и объективной картины исследования KMS к участию в исследовании были приглашены все значимые игроки рынка – как компании, которые уже давно присутствуют на рынке, так и относительно молодые игроки, недавно появившиеся на рынке СУЗ России.

В исследовании приняли участие:

• Документерра

• TEAMLY

• ХайХаб

• MyBase.pro

• L2U InKnowledge

• CraftTalk

• EvaTeam

Платформа Документерра продемонстрировала неровные результаты. С одной стороны, высокие результаты с точки зрения юзабилити, возможностей редактирования и дополнительного инструментария. С другой стороны, в системе отсутствуют или представлены слабо часть важных для систем KMS функций: разнообразие форматов и шаблонов, систематизация и структурирование данных, глоссарий, уведомления и подписки, а также управление жизненным циклом контента. В целом решение позволяет работать с большим объемом информации и строить современный веб-портал с удобным пользовательским интерфейсом, хорошим редакторским блоком и быстрым поиском.

TEAMLY лидирует по простоте и удобству внедрения, поиску данных и организации рабочих процессов (пользовательские роли, согласования, отработка задач по контенту). Между тем, у TEAMLY низкие показатели по юзабилити, вариативности форматов и шаблонов, слабый глоссарий.

Решение подойдет средним и крупным компаниям, у которых не слишком завышенные требования к функциональности.

Система от ХайХаб хороша с точки зрения систематизации и структурирования данных, функционала работы с файлами (предпросмотр, скачивание, отправка, рейтинги, комментарии), формирования отчетности и сбора статистики. Неплохие показатели по организации хранения контента, функционала подписок и уведомлений. В то же время с точки зрения глоссария у системы пока остается значительный потенциал для совершенствования.

В целом сервис позволяет удобно и эффективно решать большую часть задач в сфере хранения информации, обучения, регламентации работ, создания статей и проектной деятельности.

Сервис от MyBase.pro – перспективный и активно развивается. Несмотря на то, что по большинству критериев он показал низкие результаты, мы ожидаем, что уже очень скоро команда разработки удивит новыми функциями и возможностями. Текущий функционал и привлекательная цена могут быть интересны небольшим компаниям, нуждающимся в простом и доступном решении для решения типовых задач.

Наиболее функционально богатое наполнение предлагает решение L2U InKnowledge. По всем критериям оно заняло лидирующие позиции, особенно порадовав поиском, гибкостью ролевой модели и глоссарием, возможностями настройки подписок и уведомлений, работы с контентом. При этом отметим, что L2U InKnowledge не во всех оценках является лидером и, например, уступает по количеству дополнительных инструментов. Это система, представляет собой конструктор, который заказчик сможет самостоятельно, без навыков программирования, адаптировать под разные цели и задачи, выстраивая внутренние пространства под различные подразделения компании (продажи, клиентская поддержка (контакт-центр, роботы) ИТ-поддержка, HR и др.). У решения широкий набор функций, который будет интересен среднему и особенно крупному бизнесу. Компании с большим количеством филиалов, а также широкой партнерской сетью (банки, страхование, ритейл, госуправление) в полной мере смогут оценить богатые возможности этой KMS. Кроме того, L2U InKnowledge является частью омниканальной платформы, обеспечивающей встраивание всех каналов коммуникаций с клиентом в единый АРМ.

База знаний CraftTalk KMS сильна своими интеграционными возможностями, наличием API, а также функциональностью управления жизненным циклом контента. Система не продемонстрировала высоких показателей по большой части функционала. База знаний от компании CraftTalk позволяет хранить данные и создавать сценарии обслуживания и для сотрудников компании, и для роботов: чат-ботов, суфлеров, голосовых ассистентов. Может использоваться как отдельный продукт, так и в составе платформы CraftTalk.

Сервис EvaWiki продемонстрировал стабильно хорошие результаты как по простоте, удобству и скорости внедрения, так и по большинству функциональных критериев. Богатый набор форматов документов и функционал работы с ними, качественно реализована отчетность и статистика.

Система EvaWiki хороша по многим параметрам и подойдет для большинства заказчиков, особенно тем, кто уже является пользователями других продуктов экосистемы. При этом частичное замыкание интеграций на своей экосистеме может быть неудобно некоторым клиентам.

Все участники исследования отметили наличие возможностей замещения зарубежных решений. Но стоит учитывать, что когда речь идет о системах с большим количеством плагинов (Confluence, Notion, SharePoint), то говорить о том, что системы на 100% повторяют такие решения – преждевременно. Таким образом, нужно относиться к подобным сообщениям с осторожностью и оценивать предлагаемые решения исходя из реальных и актуальных для этого заказчика задач.

Исследование показало, что тема управления корпоративными знаниями становится в России все популярнее, а знания и практический опыт становятся заметным и ценным активом, который необходимо наращивать, сохранять и использовать внутри компании.

В автоматизации этих процессов и призваны помочь системы управления знаниями. В быстро меняющихся условиях особенно очевидно, что решения прошлого поколения уже не способны отвечать современным требованиям, предъявляемым бизнесом сейчас к управлению знаниями. Заказчики все чаще внедряют инновационный функционал — сложный с технической точки зрения.

Анализ функционала и практический опыт взаимодействия с российскими системами управления знаниями показали, что отечественные решения вполне способны составить конкуренцию западным решениям. А учитывая, что у некоторых вендоров СУЗ являются частью комплексных продуктов, решающих и иные задачи бизнеса, то их решения могут считаться гораздо более привлекательными для конечных заказчиков не только по цене, но и по более широкому функционалу и качеству проработки решений.

PLUS-Consulting имеет многолетний опыт работы и широкие экспертные возможности по сбору и анализу информации для поиска эффективных решений в современном быстроменяющемся технологическом мире.

Подводя результаты данной масштабной работы, команда PLUS-Consulting опиралась на свою обширную практику исследовательской деятельности. Наша команда уже давно и прочно зарекомендовал себя в качестве опытных специалистов. PLUS-Consulting работает с платежными системами, банками, финтехами, госструктурами, крупным торговым ритейлом, ИТ-компаниями в России и на глобальных рынках. Эксперты, привлеченные к работе, предоставляют качественную аналитику, необходимую для принятия управленческих решений, минимизации потерь и решения конкретных задач бизнеса.

Читайте также:

Можно ли предсказать революцию?

В современном цифровом мире почти каждая организация сталкивается с необходимостью хранения и обработки больших массивов знаний. Безусловно, эта задача является исключительно непростой. Но теперь, на основе полученных результатов проведенного нами исследования, компании государственного сегмента, производственной и финансовой сферы, финтех-сектора, а также страхования, фармацевтики, медицины, ИТ-компании, телекоммуникации, представители офлайн-ритейла и электронной коммерции, а также многих других отраслей смогут выбрать среди представленных на рынке российских систем управления знаниями наиболее подходящий для себя инструмент.