Сергей Барсуков, президент компании Profindustry, рассматривает особенности применения автоматизированных депозитных машин для повышения эффективности обработки наличной выручки и оптимизации инкассации. Данный сервис участники рынка называют по-разному: электронная инкассация, самоинкассация или онлайн-инкассация – все это так или иначе подразумевает оптимизацию процесса инкассации с возможностью онлайн-зачисления денег на расчетный счет клиента.
При реализации проектов с иностранными АДМ для банков и ритейлеров мы пришли к выводу, что апробированные зарубежные решения зачастую не подходят для российских реалий по многим причинам, из которых ключевым является то обстоятельство, что инкассаторский бизнес в России исторически не был выделен в отдельные компании. Предоставлением этой услуги занимаются в основном банки, которые привлекают сторонние инкассаторские компании или используют собственную инкассаторскую службу. Вследствие этого требования к АДМ в России гораздо шире, чем во многих других странах, – здесь необходима машина, которая учитывает потребности именно российского рынка, причем всех сторон, участвующих в процессе инкассации.
На примере наших разработок я расскажу о наиболее важных особенностях АДМ: какие типы депозитных машин представлены на российском рынке, на что следует обращать внимание при выборе депозитной машины и как рассчитать инвестиции в онлайн-инкассацию.
Какую выбирать АДМ: с операционной системой (ОС) или без?
Существует ряд аспектов, которые стоит принять во внимание при выборе АДМ. Во-первых, наличие или отсутствие ОС. На мой взгляд, предпочтение стоит отдавать устройствам, управление которыми реализовано на аппаратном уровне без надстройки в виде ОС. Какие преимущества это дает? Нет операционной системы – нечему ломаться и зависать, нечего взламывать, не нужно приобретать специальные лицензии. Более того, такое решение полностью защищено от санкций. Интеграция осуществляется через установленный в торговой точке POS-терминал, который связан с процессингом банка.
Терминал производит шифрование и передачу данных по безопасному каналу связи, а сама машина не выходит в интернет. Это позволит разместить АДМ в защищенной корпоративной сети ритейлера.
Если клиент решит масштабироваться, например, ему нужно поставить тысячу АДМ, работающих бесперебойно в режиме 24х7, вопрос выхода в интернет оказывается более чем актуальным. В случае отсутствия доступа в защищенную корпоративную сеть придется пользоваться гостевым интернет-аккаунтом, WiFi или 3G-модемом – ненадежными соединениями, которые в ходе эксплуатации всегда могут дать сбой. В этой ситуации банк звонит в ИТ-службу ритейлера, ритейлер утверждает, что все хорошо, звонят производителю, в сервисную организацию, и пока идут все эти выяснения, интернет появляется заново – до следующего сбоя. Работа 1000, 5000 и более машин, таким образом, полностью зависит от периодичности отключения интернета, которую невозможно вычислить, предугадать и предотвратить. Это серьезная проблема для масштабных проектов.
Депозитная машина, у которой нет операционной системы, обеспечивает стабильную работу и позволяет избавиться от затрат на подключение к отдельному каналу связи. Поставщик оборудования самостоятельно доберется до точки, восстановит электропитание и интернет, пропишет все необходимые инструкции и осуществит запуск. Добавьте сюда возможность оперативного запуска депозитной машины и без привлечения дополнительных лиц – и вы сможете сэкономить большое количество ресурсов.
Какая конфигурация оптимальна?
Второй важный аспект, который следует учитывать, – конфигурация депозитной машины. В большинстве устройств «мозги» находятся там же, где хранятся наличные. Чем это плохо? Когда происходят какие-либо нестандартные ситуации, поломки, сбои в системе, замятия в купюроприемнике или кассете, обычно для проведения ремонта приходится приезжать и инкассатору, и сервисному инженеру. При этом необходимо синхронизировать их работу: они должны приехать по заявке в один день, чтобы открыть машину и устранить неполадку. На практике это сделать достаточно сложно. Каждый дополнительный приезд инкассатора так или иначе ляжет в тариф, а значит, в расходы для ритейлера. Торговая точка «вылетает» минимум на три рабочих дня – и это в идеальном случае. Налицо очень серьезная проблема, которая неочевидна на пилотах, но в масштабных проектах становится крайне важным фактором для принятия решения. В случае же, когда сервисная и сейфовая зоны конструктивно разделены, вызывать инкассаторов не придется, поскольку сервисный инженер не имеет доступа к отделению с банкнотами.
Особо стоит акцентировать внимание на проблеме замятий банкнот в купюроприемнике и в кассете. Избавиться от них полностью, конечно, нельзя, но можно попытаться минимизировать количество вызовов сервисной службы. Обращайте внимание на модели, у которых максимально упрощен процесс устранения замятий.
Например, в нашей АДМ Moniron используется специально разработанный для АДМ купюроприемник, прошедший официальное тестирование Центрального банка РФ. Возможные замятия при подаче ветхих или поврежденных банкнот могут быть устранены кассиром самостоятельно, без обращения в сервисную службу.
Зона укладки денег, где может использоваться специальная кассета для банкнот, тоже чревата замятиями. Эту проблему можно решить, выбрав модель с сейф-мешком: в него банкнота попадает в свободном падении, что исключает замятия. Кассета довольно «капризна» в эксплуатации, так как имеет более сложную конструкцию. Неправильно установили, механически повредили при инкассации, вышел из строя укладчик – случиться может все что угодно. Помимо этого, в кассету помещается около 1500 листов, тогда как в мешок – 5000. На первый взгляд, тоже неочевидное преимущество, но иногда приходит много купюр низкого номинала, не приезжают в назначенный срок инкассаторы или в торговой точке проводятся глобальные распродажи, например, в новогодние праздники. В таких ситуациях кассета, ограниченная 1500 листами, быстро забивается, и машина встает.
Где ставить АДМ?
Самое важное для ритейлера при выборе депозитной машины с опцией онлайн-инкассации – определиться с местом установки устройства, а также понять, какие объемы работ по пересчету денег будут проводиться в этой точке. К сожалению, на сегодняшний день универсального решения, подходящего для магазинов любого формата, не существует, однако четко формируется востребованность нескольких типов депозитных машин, речь о которых пойдет ниже.
Первый тип – устройство, которое устанавливается во фронте, где происходит взаимодействие с клиентом, непосредственно под кассой ритейлера. Это оптимальный формат для небольших магазинов или автоматических заправочных станций с одной или двумя кассами. Как правило, у таких торговых точек нет своего бэк-офиса. Подстольное решение, помимо удобства размещения с точки зрения места, несет и ряд дополнительных преимуществ. Во-первых, это общий POS-терминал для эквайринга и управления АДМ – через один терминал можно принимать безналичные платежи, обеспечивать банковскую авторизацию и осуществлять зачисление наличных денег на расчетный счет. Такая АДМ может выполнять функцию проверки подлинности банкнот, и клиенту не нужно ставить на кассу отдельный детектор, что уменьшает затраты и экономит место в кассовой зоне. Следует помнить и о возможности интеграции депозитной машины с кассовым программным обеспечением, что позволяет выставить лимит остатка денежных средств в устройстве.
Увеличивается уровень безопасности денежных средств: как только наличные попали в депозитную машину, ответственность за их сохранность переходит к банку.
Явным преимуществом использования такого типа АДМ является повышение кассовой дисциплины. Фактически можно производить мониторинг всей сети касс с установленным лимитом и понимать, что в них максимум 3000 рублей, а вся остальная выручка – либо в безналичном виде, либо в наличных, помещенных в АДМ, а значит, все равно уже на расчетном счету ТСП.
Второй тип АДМ востребован магазинами небольшого формата с количеством касс до десяти штук. Депозитная машина устанавливается в бэк-офисе, в главной кассе или под столом в кабинете директора. Сейчас это самый распространенный на рынке вариант. Заканчивается смена, кассир идет с выручкой туда, где установлена АДМ, вносит в нее деньги, которые сразу же оказываются на расчетном счете. Пилоты показали, что и здесь габариты устройства имеют большое значение. Дело в том, что многие магазины имеют очень ограниченное пространство для кассовых мест, и устройство внушительного размера попросту некуда ставить. Подстольный вариант АДМ удобнее – всегда можно убрать какую-нибудь тумбочку и поставить вместо нее депозитную машину, облегчающую труд кассиру и обеспечивающую зачисление денег в режиме онлайн.
Прием банкнот пачкой:когда он действительно нужен?
Отдельную нишу занимают депозитные машины, принимающие деньги пачкой. Такие устройства пока не получили широкого распространения, потому что годятся только для специфических кейсов и не в каждом случае оправданны. Рассмотрим на конкретном примере. Допустим, ежедневная выручка торговой точки не превышает 1 млн рублей. В среднем это 300–400 листов, которые маленькая подстольная АДМ примет за 4–5 минут, тогда как машина с приемом пачкой справится за 30 секунд. Конечно, налицо экономия времени в 4 минуты в день, но не стоит забывать, что машина, работающая с пачкой, в среднем в 4 раза дороже и при покупке, и по тарифу, и в обслуживании. Поэтому ее имеет смысл рассматривать только для точек с ежедневной выручкой наличными 20 млн рублей и более. Только в таком случае установка машин с приемом пачкой оправданна. Но, как правило, столь большие выручки характерны для гипермаркетов с количеством касс во фронте, доходящим до ста. Таким форматам, как гипермаркет, рекомендуется ставить полноценного электронного кассира в бэк-офисе, чтобы он и принимал банкноты с монетами, и выдавал разменный фонд. Эти решения достаточно дорогие, но они позволяют клиенту полностью отказаться от многих процессов в главной кассе, включая сотрудников – порядка 4–6 человек.
Такой комплекс дает кассиру возможность сдать выручку в конце рабочего дня или получить разменный фонд в начале смены за 30 секунд. Сейчас, несмотря на довольно высокую цену, средний срок окупаемости подобных устройств составляет год-полтора.
Прием монеты – зачем и как?
Стоит отметить, что не менее востребована сегодня установка АДМ для приема монет, ведь ритейлерам нужно выдавать размен. Сейчас они вынуждены заказывать разменный фонд в банках, а банки, в свою очередь, вынуждены собирать монету с рынка – это достаточно трудоемкий процесс, который не обходится без сбоев. Чтобы решить данную проблему с помощью АДМ, мы обратились к европейскому и американскому опыту и установили депозитную машину во фронте магазина, условно говоря, около зоны с тележками. Клиент приходит туда с большим количеством мелочи, высыпает деньги, получает чек, идет в магазин, совершает покупки и расплачивается в рамках суммы ранее полученного чека. Клиент в этом случае более лоялен, потому что избавился от своей переполненной копилки, а магазин получил и предоплаченную покупку, и монету. В конце смены магазин заберет монету из депозитной машины, положит в бэк-офис и раздаст потом своим кассирам на разменный фонд.
Совокупно все решения и форматы депозитных машин, которые рассмотрены выше, на сегодняшний день являются основными – именно они формируют рынок использования АДМ для онлайн-инкассации.
Необходимые инвестиции и реальная окупаемость
Также следует продумать и правильно рассчитать инвестиции в онлайн-инкассацию с использованием АДМ. Необходимо сравнить все прямые и косвенные расходы, которые возникают при классической инкассации и при инкассации с АДМ.
При первом приближении, когда сравнивают затраты на онлайн-инкассацию с затратами на классику, берут только стоимость заездов инкассаторов и стоимость пересчета. При этом, как правило, не рассматривается достаточно много нюансов, которые впоследствии влекут дополнительные расходы. Это повторные пересчеты, повторные заезды инкассаторов, страхование денег, оставшихся в сейфе. Случается, что инкассаторы приезжают на точку в 18.00, а магазин закрывается позже – в результате появляется остаток средств, который нужно обязательно страховать. Не будем забывать и про стоимость денег, находящихся в пути, – они зачисляются в лучшем случае на следующий день, тогда как в случае АДМ ритейлеры их получают в режиме онлайн сразу же после внесения банкнот в устройство. Как правило, если посчитать сумму выручки всех магазинов конкретного заказчика за день, его потери на погашении овердрафта могут составлять от 9 до 11% годовых. Соответственно, чем скорее выручка оказывается на расчетном счете, тем меньше ритейлер теряет на процентах заемных средств.
машин перейдут порядка 80% федеральных сетей
Существует косвенная затратная статья, связанная с тем, что при классической инкассации необходимо покупать для кассы детекторы банкнот, счетчики и другое оборудование, а также проводить тендеры по покупке. Это делается ежегодно, что приводит к дополнительным затратам для ритейлера. Следует учитывать и разницу по времени взаимодействия кассира и инкассатора: инкассация с помощью АДМ быстрее в 7 раз по сравнению с классической инкассацией.
В среднем подсчеты показывают, что если сравнивать все прямые и косвенные затраты, которые за собой влечет классическая инкассация, с тарифом на онлайн-инкассацию, когда с ритейлера взимают фиксированную ставку либо процент от выручки без каких-либо скрытых комиссий, разница может достигать 30%. Таким образом, онлайн-инкассация оказывается существенно дешевле классической! Не стоит забывать, что тренд на увеличение стоимости классической инкассации сохранится – она будет становиться все более нерентабельной, потому что представляет собой достаточно сложный и затратный механизм. «Классика» каждый год будет дорожать минимум на 10–15% с учетом инфляции, повышения зарплат, расходов и инвестиций инкассаторских компаний.
Крупным ритейлерам нужно поторопиться!
В ближайшие 2–3 года на использование депозитных машин перейдут порядка 80% федеральных сетей. Тренд перехода на онлайн-инкассацию уже необратим. Тому, кто еще не освоил данный сервис, стоит как можно скорее начинать двигаться в этом направлении. Это относится в равной степени к банкам и ритейлерам. Подготовка к масштабному проекту всегда занимает длительное время и в части обсуждения, договоров, согласований, и непосредственно при пилотах. Порой этот процесс длится дольше, чем само развертывание проекта на всю сеть. С учетом возрастающего интереса рынка к АДМ вполне вероятна ситуация, при которой все крупные ритейлеры и банки захотят услугу в один момент, но никто из производителей не сможет удовлетворить их желания в силу описанных выше причин.
Поэтому большим федеральным сетям, представленным во многих регионах магазинами разных форматов, нужно начать тестировать технологию уже сейчас и последовательно двигаться к развертыванию. Думать и размышлять могут себе позволить небольшие сети и торговые точки – их время придет чуть позже, но тоже придет в обоз-римой перспективе.