Журнал ПЛАС » Архив » 2022 » Журнал ПЛАС №3 »

Управление корпоративными данными. Тренды 2021–2022, решения и прогнозы

Современные модели и технологии эффективного управления корпоративными данными анализирует Максим Семенихин, генеральный директор «ОСГ Рекордз Менеджмент» в России.

Согласно недавним выводам Gartner, в новых реалиях банки и иные финансовые организации стоят перед необходимостью технологического скачка. В противном случае есть риск навсегда остаться позади конкурентов1. И один из важных элементов для цифровизации — грамотное управление корпоративными данными. Мы видим, что участники рынка уже прошли этап полной оцифровки документов и «складирования» мертвым грузом большого объема разрозненных данных. Теперь у них есть понимание, что данные могут и должны работать на бизнес.

Управление документами в «новой реальности»

Как известно, два года назад основной сложностью в этом вопросе стал вынужденный переход на удаленный режим работы. Бизнес столкнулся с тем, что бумажный документооборот для удаленных команд был выстроен неэффективно. Курьеры собирали документы и доставляли их к подписантам, что тормозило рабочий процесс и несло в себе риски, в том числе доступа к данным третьих лиц. В это время в офисе копились кипы неразобранных документов, которые в дальнейшем потребовали выделения дополнительных ресурсов на их обработку.

Также при гибридной работе увеличиваются риски несанкционированного доступа. Согласно исследованию Iron Mountain, международной компании в области услуг хранения, управления информацией и ИТ-активами, более трети опрошенных (36 %) признают, что дома они заботятся о безопасности данных меньше, чем в офисе2.

Поскольку сложившаяся система в новых реалиях не позволяла эффективно работать, все участники рынка так или иначе столкнулись с необходимостью реорганизовывать процесс управления документами. Например, некоторые крупные финансовые организации запустили разработку собственных систем управления корпоративным контентом (CSP).

Мы видим, что сейчас компании становятся все менее привязаны к офису и стремятся максимально сократить участие бумажных документов в бизнес- процессах, что требует от них оцифровывать весь входящий поток документов. Некоторые компании передают управление корреспонденцией и всем потоком бумажных и электронных документов на аутсорсинг.

Аутсорсинг и отношение к документам на Западе и в России

Стоит отметить, что на Западе культура ответственного подхода к документообороту более развита. Например, в европейских компаниях есть отдельная должность — Records Manager — сотрудник, который отвечает за безопасность и хранение потоков данных во всех форматах.

В России документы воспринимаются как что-то второстепенное. Например, нередко не контролируется возврат документов, таким образом, пакет документов по операции, подтверждающей исполнение работ и договоренностей, оказывается неполным. В свою очередь это ведет к действительным финансовым потерям — накоплению дебиторской задолженности, возникновению споров и т. п. При этом судебная практика указывает на необходимость

Если у вас есть подписка, нажмите
Подписывайтесь на наши группы, чтобы быть в курсе событий отрасли.

Читайте в этом номере:


Перейти к началу страницы

Подпишитесь на новости индустрии

Нажимая на кнопку "подписаться", вы соглашаетесь с


политикой обработки персональных данных