Управление корпоративными данными. Тренды 2021–2022, решения и прогнозы

Согласно недавним выводам Gartner, в новых реалиях банки и иные финансовые организации стоят перед необходимостью технологического скачка. В противном случае есть риск навсегда остаться позади конкурентов. И один из важных элементов для цифровизации — грамотное управление корпоративными данными. Мы видим, что участники рынка уже прошли этап полной оцифровки документов и «складирования» мертвым грузом большого объема разрозненных данных. Теперь у них есть понимание, что данные могут и должны работать на бизнес.

Управление документами в «новой реальности»

Как известно, два года назад основной сложностью в этом вопросе стал вынужденный переход на удаленный режим работы. Бизнес столкнулся с тем, что бумажный документооборот для удаленных команд был выстроен неэффективно. Курьеры собирали документы и доставляли их к подписантам, что тормозило рабочий процесс и несло в себе риски, в том числе доступа к данным третьих лиц. В это время в офисе копились кипы неразобранных документов, которые в дальнейшем потребовали выделения дополнительных ресурсов на их обработку.

Также при гибридной работе увеличиваются риски несанкционированного доступа. Согласно исследованию Iron Mountain, международной компании в области услуг хранения, управления информацией и ИТ-активами, более трети опрошенных (36%) признают, что дома они заботятся о безопасности данных меньше, чем в офисе.

Поскольку сложившаяся система в новых реалиях не позволяла эффективно работать, все участники рынка так или иначе столкнулись с необходимостью реорганизовывать процесс управления документами. Например, некоторые крупные финансовые организации запустили разработку собственных систем управления корпоративным контентом (CSP).

Мы видим, что сейчас компании становятся все менее привязаны к офису и стремятся максимально сократить участие бумажных документов в бизнес- процессах, что требует от них оцифровывать весь входящий поток документов. Некоторые компании передают управление корреспонденцией и всем потоком бумажных и электронных документов на аутсорсинг.

Аутсорсинг и отношение к документам на Западе и в России

Стоит отметить, что на Западе культура ответственного подхода к документообороту более развита. Например, в европейских компаниях есть отдельная должность — Records Manager — сотрудник, который отвечает за безопасность и хранение потоков данных во всех форматах.

В России документы воспринимаются как что-то второстепенное. Например, нередко не контролируется возврат документов, таким образом, пакет документов по операции, подтверждающей исполнение работ и договоренностей, оказывается неполным. В свою очередь это ведет к действительным финансовым потерям — накоплению дебиторской задолженности, возникновению споров и т. п. При этом судебная практика указывает на необходимость документирования фактов хозяйственной деятельности — суды отказывают во взысканиях задолженностей на основании косвенных показаний ввиду отсутствия документов. Например, заключение сделки с постоплатой, без подписанного акта оказанных услуг или товарной накладной не гарантирует, что деньги поступят в компанию. По сути, нивелировать эти сложности помогает строгий учет входящей и исходящей корреспонденции.

Примером здесь может послужить судебное решение от 26.09.2018 по делу № А33–9990/2017, когда отсутствие подписанных документов, подтверждающих отгрузку товара, послужило доводом для суда в отказе во взыскании долга и неустойки общей сложностью 11,3 млн рублей.

Решая этот вопрос, бизнес-сообщество развитых стран широко использует практику передачи функции управления данными на аутсорсинг — это считается нормой. Примечательно, что такого рода услугами активно пользуются не только частные компании и предприятия с государственным участием, но и госорганы — различные министерства, больницы, полиция и т. д. При этом компании и госструктуры не просто передают документы на оцифровку и хранение, но доверяют выстраивание целой системы управления данными компаниям- профессионалам, которые конструируют систему управления актуальными, «живыми» данными на своих аутсорсинговых платформах. Как правило, для управления передаются все типы информации, существующие в компании, — любые цифровые или бумажные записи.

Что касается развития рынка аутсорсинга хранения и оцифровки документов в России, мы видим, что сохраняется консервативный подход — хранение in-house, в уже используемых собственных или арендуемых помещениях. Аутсорсингом же пользуются преимущественно крупнейшие компании с большим потоком данных. Для них это имеет очевидную выгоду в противовес выстраиванию собственной инфраструктуры.

Специфика российского рынка

Среди актуальных трендов мы видим как оцифровку входящего потока бумажных документов, так и генерацию документов в электронном виде сразу. В 2021 году компании продолжали активно переходить на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО), который позволяет перевести в электронный вид не только бухгалтерскую документацию и договоры, но и транспортные накладные, трудовые книжки и т. д. Также организации, в том числе и финансовые, все чаще внедряют инструменты для подписания документов сразу в электронном формате (КЭП и ЭП), даже при оформлении таких дорогих кредитных продуктов, как ипотека.

Спрос на ЭДО продолжает расти, однако остаются препятствия для повсеместного применения исключительно электронных документов:

• Не все организации готовы перейти на ЭДО. Крупный бизнес, работая с более мелкими предпринимателями, сталкивается с проблемой невозможности перевода всех поставщиков и подрядчиков на электронный документооборот, а что касается сектора B2C, то только малая часть населения готова — как технически, так и морально — вести свои документы в электронном виде. Поэтому крупный и средний бизнес часто вынужден поддерживать смешанный документооборот — т. е. работать как с бумажными, так и с электронными документами, вести их учет и обеспечивать хранение в нужных условиях и с соблюдением законодательства.
• При этом на рынке отсутствует оператор, который покроет все потребности по обслуживанию документооборота в бизнесе, предоставляя услуги по хранению и управлению как бумажным, так и цифровым документооборотом.
• Для полного перехода на электронный документооборот не готова законодательная база.

• В России государством выдвигаются конкретные требования к формированию архивов и организации архивных хранилищ. Так, в законе об архивном деле отражены правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, других органов госвласти и организаций. В частности, прописаны требования по оснащению и содержанию архива, а также к работе с архивными бумажными и электронными документами. Соблюдение требований законодательства требует определенных финансовых вложений и наличия квалифицированных кадров, поэтому нередко затруднительно для исполнения компаниями самостоятельно.
• На данный момент нет четкого законодательства, покрывающего все вопросы функционирования с помощью юридически значимого документооборота (ЮЗДО) и коммуникации в электронном виде финсектора с клиентами.
• Не определены сроки хранения при т. н. «замещающем сканировании» — замене бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов.

Система кадрового электронного документооборота (КЭД) стоит достаточно дорого, и на данный момент предполагается, что подобные затраты компании берут на себя добровольно, не имея никакой компенсации от государства. Даже если какие-то крупные компании готовы взять на себя эти расходы, последние становятся постоянными инвестициями, т. к. система КЭД требует постоянного обновления.

Также мы видим, что не решены вопросы относительно хранения Big Data и умения управлять ими. Для развития рынка управления корпоративной информацией требуется подход к централизации данных, например, использование CSP-платформ, которые позволяют централизовать и структурировать данные, а также извлекать аналитику.

Сложности перехода в «цифру» для финсектора

Большую часть документов финсектора составляют клиентские досье с физлицами в бумажном виде. Из-за потребности в быстром доступе к информации оцифровка досье является неизбежной. Вместе с размером компании растет клиентская база, соответственно, и объем генерируемых документов. Для строгого учета документов удобнее всего оцифровывать документы на «входе», сразу после подписания, и далее помещать их в структурированную систему управления корпоративной информацией, чтобы сотрудники могли работать уже со скан-образом документа в соответствии со своим функционалом и имели оперативный доступ к информации. Что касается бумажных носителей, идеальный вариант — отправлять их на хранение в надежный архив, чтобы таким образом изъять их из общего доступа.

Рассмотрим пример из практики. У страховой компании, одного из лидеров на рынке страхования жизни, здоровья и имущества, в ходе продажи полисов ежемесячно появляется 66 тыс. новых досье, в составе которых страховые договоры и другие документы, содержащие персональные данные клиентов. В общей сложности это примерно 172 тыс. единиц бумажных документов в месяц и более 2 млн единиц в год. При этом досье генерируются в бумажном виде у дилеров и точках продаж самой страховой компании в более чем 80 регионах России.

Весь поток бумажных документов поступал в офисы страховой компании, прием и обработку документов осуществляли сотрудники канцелярии и административный департамент. При этом не было инструмента, который бы позволял управлять массивом документов, генерирующихся по широкой сети точек продаж, и иметь быстрый доступ к нему.

Страховая компания приняла решение передать на аутсорсинг функцию приема и обработки входящей документации и внедрить систему управления корпоративной информацией. Вся входящая документация была переадресована в центр обработки аутсорсинговой компании, где проверяется корректность заполнения всей документации, в частности выделяются некорректные досье. Далее все бумажные документы оцифровываются и их скан-образы загружаются в клиентский кабинет страховой компании защищенного электронного архива. С этого момента сотрудники страховой компании продолжают работу уже с электронными версиями документов, поэтому бумажные оригиналы направляются в архивное хранилище.

Так, благодаря оптимизации документооборота высвободилось в среднем 15% человеко-часов и было сокращено количество штатных единиц, что позволило перераспределить ресурсы на целевые задачи бизнеса. Также выросла скорость получения информации в среднем на 250 %: теперь вместо поиска данных среди папок на сервере у страховой компании есть электронный архив, где сотрудники в соответствии со своим уровнем доступа могут найти интересующие их документы за несколько секунд.

Прогнозы

В ближайшие несколько лет мы ожидаем:

Читайте также:

Tenge Bank: «Главными приоритетами остаются цифровизация и улучшение клиентского опыта»

• Уход от бумажного документооборота в сторону электронного по мере соотношения законодательной базы с ЭДО-решениями. Например, уже сейчас большинство потребительских кредитов можно оформить в мобильном приложении.
• Уже сейчас бизнесу нужна корректная, хорошо организованная работа с Big Data, которая обеспечит не просто их накопление, но и обогащение новыми данными, их актуализацию и в целом управление всем потоком информации — от момента создания единицы информации до момента уничтожения.
• Продолжат свое развитие CSP-платформы, которые собирают все корпоративные данные в одном месте. Компании удобно и выгодно иметь все данные под рукой — это позволяет в любой момент быстро извлечь аналитику, как следствие, делать актуальные выводы и принимать правильные решения. Сейчас разработку таких платформ могут позволить себе только некоторые большие компании.
• Продолжит свое развитие электронный кадровый документооборот (КЭДО) и дополнительные сервисы по его обслуживанию, внедрение в компаниях электронной подписи (ЭП) и квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• По ряду причин полный отказ от бумажных документов пока невозможен. Тем не менее компании будут стремиться к сокращению участия бумажных документов в бизнес- процессах. Поэтому все больше компаний будут оцифровывать документы сразу, «на входе», делая свою канцелярию удаленной и доверяя управление корпоративными данными профессионалам.
• Финансовые организации будут нуждаться в более гибких, дешевых и быстро внедряемых сервисах для цифровизации взаимодействия с клиентами. По нашим оценкам, рынок аутсорсинга хранения и оцифровки документов на 100 % готов к масштабной оцифровке и управлению оцифрованными данными на федеральном и даже межгосударственном уровнях.

Управление документооборотом и корпоративными данными в целом позволяет выстроить аналитику и сделать выводы, какие именно процессы стоит оптимизировать. На этом фоне логично утверждать, что эффективный документооборот — окно в получение необходимых данных для поддержки и развития бизнеса компании.