RPA для бизнеса: чем роботизация поможет МСП и не только

У каждого бизнеса есть ежедневные рутинные задачи, которые отнимают внутренние ресурсы: обработка клиентских заявок и счетов-фактур, заполнение баз данных и отчётов, формирование платежных поручений и другие. Чем крупнее компания, тем больше таких процессов — тем больше нужно времени, денег и рабочих рук на их реализацию и тем выше шанс ошибки из-за человеческого фактора. На помощь приходит robotic process automation (RPA) — автоматизация бизнес-процессов с помощью программных роботов.

RPA позволяет автоматизировать повторяющиеся действия, освобождая людей для выполнения более важных и креативных поручений. Роботы используют те же пользовательские интерфейсы, что и реальные сотрудники. Они собирают данные, интерпретируют информацию, инициируют ответы и взаимодействуют с другими системами. Программные роботы RPA работают без перерывов и ошибок.

Неважно, идет речь о малом бизнесе или крупном, о компании из сферы здравоохранения или о банке — роботизация может быть полезна всем.

От банков до ЖКХ: кто инвестирует в RPA

RPA распространена в разных индустриях: например, по данным Gartner, уже около 80% руководителей в сфере финансов внедрили или планируют внедрить эту технологию. При этом рынок продолжает расти двузначными темпами. Причина — в том, что инвестиции в роботизацию оправданы на любом этапе развития бизнеса, ведь RPA-решения могут на 35–65% сокращать затраты, более чем на 80% повышать продуктивность и на 90% увеличивать точность и качество выполнения задач.

Первое место по уровню распространения RPA занимает банковский сектор. Использование технологии в отрасли помогает финансовым организациям автоматизировать, в частности, выдачу кредитов, открытие счетов и депозитов. Оптимизация банковских бизнес-процессов с помощью RPA позволяет снизить расходы на обработку данных на 30–70%.

Популярна роботизация и в ИТ- и телекоме, фармацевтике и здравоохранении, логистике, энергетике, коммунальном обслуживании, на промышленных предприятиях. Спектр задач — самый широкий, от работы с бухгалтерией и сбора баз данных до маркетинговых рассылок, управления персоналом и решения правовых вопросов.

Независимо от конкретной отрасли важно, чтобы решение об инвестировании было принято на основе анализа текущих потребностей и возможностей компании, а также предполагаемой отдачи от внедрения технологии. Если вы хотите добиться серьезных результатов, будьте готовы к масштабной работе. Это долгосрочные вложения, и затраты окупятся в перспективе, в том числе за счет накопительного эффекта.

RPA на примере успешных бизнес-кейсов

Своими кейсами с RPA делятся многие зарубежные и российские бизнесы. Так, американская телекоммуникационная компания Telecloud использовала программных роботов, чтобы автоматизировать бухгалтерский учет. Итог: сокращение сроков выполнения работы на 99%, достижение стопроцентной точности операций, экономия 750 человеко-часов в месяц и около 48 тыс. долл. в год. А немецкая химическая компания Convestro внедрила RPA-решение для еженедельной обработки 500 больничных листов. В итоге 50% документов обрабатываются автоматически с точностью 95%, и эти операции занимают на 85% меньше времени, чем при работе вручную.

Есть и примеры в российских компаниях. Среди них — кейс Уральского банка реконструкции и развития. Банк масштабировал имеющуюся RPA для бэк-офиса — в итоге вместо 27 сотрудников налоговый документооборот и другие клиентские операции выполняют роботы, делая это в два раза быстрее. «Магнитогорский металлургический комбинат» роботизировал бизнес-процесс закупок металлолома, что позволило увеличить скорость обработки 32 тыс. бизнес-операций и 20 тыс. файлов.

А Центр цифровой трансформации Татарстана оптимизировал процесс переноса сведений организации в федеральную систему. Раньше сотрудникам приходилось постоянно проверять статус документа, отвлекаясь от более критичных задач и тратя на это до двух часов в день. Теперь основная часть обязанностей в рамках этой деятельности передана роботу.

В кейсах речь чаще идет о крупных компаниях и объемах работ. Для малых и средних бизнесов инвестирование в роботизацию может оказаться не настолько критичным, однако это не значит, что не стоит рассматривать такую опцию.

Роботы для малого и среднего бизнеса

Небольшие компании по-прежнему настороженно относятся к RPA. Стоимость внедрения технологии и недостаток внутреннего опыта стоят на первом месте в их списке опасений. В то же время их сотрудники опасаются, что автоматизация приведет к сокращению рабочих мест. На деле же такой подход, как правило, приводит к изменению функций, а не размеров штата.

RPA-технологии могут быть полезны МСП для все той же автоматизации рутинных операций и формализации бизнес-процессов. Например, малые и средние компании часто сталкиваются с необходимостью ведения учета, что подразумевает обработку внушительных объемов данных. Эти трудоемкая задача, которая отнимают много сил и времени. RPA может взять эту функцию на себя и освободить ресурсы сотрудников.

Кроме того, для МСП роботы могут оказаться более доступными по стоимости в сравнении с другими технологиями автоматизации, так как большие программные мощности на таких объемах не нужны. Это также актуально, когда нет бюджета на расширение штата и оплату аутсорса.

Для малого и среднего бизнеса RPA-технологии — одна из возможностей стать более конкурентоспособными на рынке. Их внедрение может помочь масштабированию и увеличению прибыли. Однако провести предварительный анализ своих запросов, потенциальных рисков и выгод по-прежнему необходимо. Может быть, для ваших задач будет достаточно более простых решений, например, готовых облачных сервисов. Также небольшие команды могут пойти на смелый эксперимент и разработать собственную RPA на основе open source.

Как рассчитать эффект от внедрения технологии

Как я уже упомянул, чтобы понять, насколько RPA будет полезна вашему бизнесу, нужно рассчитать ее экономический эффект. Важно учитывать снижение затрат на ручную работу, сокращение времени на выполнение задач, увеличение производительности и точности, снижение рисков и другие моменты в зависимости от конкретного процесса. Стоит иметь в виду риски, которые получится митигировать.

В то же время необходимо помнить, что роботизация не происходит мгновенно. Вам предстоит разобраться, для каких задач нужна система, какой фундамент у компании уже есть, как не нарушить правила хранения и обработки данных. Для внедрения конкретных решений понадобятся время и финансовые вложения.

Единого способа посчитать выгоду до сих пор нет. Технология новая, и не всегда очевидно, как перевести непрямые эффекты в будущие финансовые результаты и не ошибиться. На крупных предприятиях обычно есть свои стандарты по учету тех или иных эффектов, но, как правило, в этих документах еще нет RPA.

P. S.

Начать работать с RPA просто, гораздо сложнее — полностью освоить эту технологию. Разработка одного робота не займет много времени, а вот для масштабирования и расширения функционала понадобится больше усилий. Помните, что инвестиции в роботизацию нацелены на перспективу, и не забывайте о безопасности и конфиденциальности данных.

Читайте также:

Что такое RTDF (и как с ним бороться)

RPA — это не панацея, а один из рабочих инструментов компании, который должен не конфликтовать с налаженными процессами, а оптимизировать их. Самое главное, о чем нужно помнить и что нужно донести до сотрудников: роботы — не замена человеку, а его подспорье. Технология должна быть понятной и удобной для людей, чтобы они легко с ней работали и не сомневались в ее полезности.

В этом случае RPA освободит от рутины, из-за которой можно быстро выгореть и потерять мотивацию. Так ваша команда сможет посвятить время более интересным и стратегическим задачам.