Зачем бизнесу нужен корпоративный мессенджер и почему компании отказываются от WhatsApp и Telegram

За последний год многое изменилось. В том числе это коснулось и культуры корпоративного общения. Мы не представляем свой день без мессенджеров, которые стали неотъемлемой частью нашей жизни. Однако все чаще они начали давать сбои. Так, за последние месяцы было несколько раз зафиксировано падение WhatsApp и Telegram. Такие условия могут создавать помехи для ведения бизнеса. Крупные компании начинают все чаще задумываться о создании собственных корпоративных ресурсов, в том числе – мессенджеров.

Одним из таких является платформа eXpress, которой пользуется гос. корпорация «Росатом». На пресс-завтраке портал PLUSworld.ru познакомился с самой масштабной платформой корпоративных коммуникаций и мобильности в РФ, а также с уникальным опытом, экспертизой внедрения и ее эффективного использования.

«Когда WhatsApp «падает» на 2 часа, что стало случаться с зарядной периодичностью, мы становимся практически отключены от жизни, в том числе и от рабочих процессов. Мы пользуемся мессенджерами каждый день и уже не замечаем, насколько это важно, замечаем, только когда он перестает работать. Сотрудники – это обычные люди: они используют и «вотсап» и «телегу» активнейшим образом и по рабочим вопросам тоже.

Слишком удобен телефон, слишком удобно то, что сразу открыл сообщение и ответил на него. Все бы хорошо, но когда мы говорим про корпорации, то «вотс» и «телега» - это не совсем то, что нужно использовать. Мессенджеры стали незаменимой вещью для коммуникации, вне зависимости от того, можно пользоваться тем или иным мессенджером», — рассказал Андрей Врацкий, CEO и сооснователь платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress.

Почему в работе нежелательно использовать общедоступный Mail.ru, Yandex или Gmail?

Корпорации все чаще задумываются и выбирают специальные ИТ-решения, прививают сотрудникам культуру пользования рабочими инструментами.

Первое – информация выходит за пределы компании. Если информация ушла за пределы компании – она утекла.

Второе – никаких инструментов контроля: никто не знает, в каких чатах состоят сотрудники. Смартфон – личная собственность сотрудника, WhatsApp – его личный аккаунт, и нет никаких инструментов администрирования пользователей внутри рабочей группы. Фактически образовывается «серая зона» снаружи, и никто внутри компании не может догадываться о том, кто получает доступ к конфиденциальным корпоративным данным.

В России культура корпоративного мессенджинга пока не развита. В зарубежном опыте уже вводятся денежные штрафы за ведение переписки в WhatsApp с клиентом или контрагентом. У нас это пока не работает, но, тем не менее, ситуации с утечками данных остаются.

И последний немаловажный момент: из-за того, что это частный собственный телефон и частный аккаунт в мессенджере, уволенный сотрудник может унести все. В привычных чатах нет возможности нажать на кнопку и автоматически удалить конфиденциальные корпоративные данные, невозможно у уволенного сотрудника удалить всю его переписку в вотсапе.

Просто мессенджера бизнесу мало

Как пояснил Андрей Врацкий, в среднем процесс внедрения нового корпоративного ПО занимает в среднем плюс-минус 1 год. Для этого нужен серьезный запас временного ресурса. Главный вопрос – безопасность. Например, чтобы работать в контуре «Росатома», нужно обеспечивать безопасность соответствующего уровня, а это значит дать заказчику такие решения, которых нет ни в Вотсапе, ни в Телеграме.

«Если мы приходим замещать мессенджеры, значит нам надо сразу же сделать так, чтобы мы могли общаться не только внутри корпорации, но и со всеми, кто снаружи. То есть, если мы решаем ВСЕ вопросы Вотсапа и Телеграма – все, для чего он может использоваться, либо если решить наполовину – оно не полетит.

Если сотруднику не дать возможность общаться с внешними контрагентами или клиентами в корпоративном инструменте, он останется в Телеграме и никогда на 100% не перейдет в новый софт. Либо решаем все вопросы, либо вопрос не решается», — сказал Андрей Врацкий.

Он также отмечает, что мало выбрать продукт и убедиться в его защите. По качеству продукт должен быть не хуже WhatsApp или Telegram – а это эталонные продукты. Нужно дать бизнесу не просто мессенджер, нужно дать ему полноценный инструмент для работы, в который бы еще входило максимум всего.

По словам Андрея Врацкого, у каждого человека на смартфоне должна быть «большая джентельменская тройка» — это почта, видеоконференции, мессенджер.

«У каждого из нас на телефоне десятки, а у кого-то и сотни приложений: доставка еды, маркетплейсы, заказ билетов, вплоть до игрушек. Но если же мы говорим про корпоративных сотрудников крупных корпораций, где очень серьезно стоит вопрос безопасности – обычно у них 0. Так принято, что мобильный телефон — это НЕ инструмент для работы», — отмечает он.

Если дать сотрудникам больше, чем просто мессенджер, нагрузить его дополнительными функциями, такими как корпоративный документооборот, возможность заказать справку или оформить заявление на отпуск и т.д. Тогда люди начнут использовать и мессенджер в том числе, потому что они увидят существенную разницу с тем, что было в привычном WhatsApp. Это единственный правильный путь в вопросах воспитания корпоративной культуры коммуникации.

Поэтому «Росатом» и начал использовать eXpress. На сегодняшний момент платформа – глубокий лидер и по количеству пользователей и по количеству обслуживаемых корпораций. Простой пример: из 20 крупнейших компаний страны 11 уже используют или буквально завтра начнут внедрение eXpress

«Правильный маршрут: дать сотрудникам полноценное мобильное рабочее место, дать им возможность работать без привязки к ноутбуку или ПК. Главная задача – сделать так, чтобы с личного мобильного телефона можно было полноценно включаться в рабочие процессы. Если этот инструмент появляется, то сотрудники перестанут быть привязаны к стационарному рабочему месту. Наконец-то телефон сможет стать самостоятельным рабочим инструментом, который содержит в себе множество возможностей. Это то будущее, которое постепенно становится настоящим.

Сейчас идет разговор о переходе в мобильность, где можно будет не только общаться, но и читать новости, запрашивать справки, согласовывать отпуска и т. д. Это развитие eXpress, версия 2.0», — рассказал Врацкий.

Сейчас компании опасаются двух вещей

Первое – это отключение сервисов. Если еще в прошлом году, с года 2010-2012 возросла популярность таких облачных сервисов как Zoom и другие, то в этом году весной-летом многие корпорации не только государственные, но и частные столкнулись с тем, что западные сервисы сказали: «До свидания!». И в одну секунду все отключили. То есть люди приходят, а у них ничего не работает и все данные недоступны. Компании хотят по-старинке держать все данные у себя. По возможности никаких облаков.

Второе – безопасность данных. Если мы — корпорация, банк, и у нас есть требования регулятора, нужно проверять все.

Есть условно три класса систем:

1. Не допустить, чтобы что-то злонамеренное прошло снаружи. Сначала нужно проверять файл антивирусом и только потом он может быть доступен пользователю на его рабочем компьютере и даже на телефоне. Появилась такая история — вирус-шифровальщик. Он действительно парализует работу компании. И кто-то теряет серьезные деньги на этом, порядка десятков млн долларов. Некоторые и российские компании платят сопоставимые суммы.

2. Не выпустить наружу то, что выпускать нельзя. Для этого используются системы класса DLP (Data Loss Prevention). Контент должен проверяться этой системой.

3. Анализ того, что делает пользователь. Важно настроить интеграцию с данными системами. Весь поток данных проверку и обработку. Тогда все будет хорошо.

«Могу добавить, что мы действительно должны были интегрироваться с различными системами какого-то назначения в контуре. Конечно, сегодня в мою зону ответственности входит сделать так, чтобы те продукты, которые мы используем, соответствовали требованиям информационной безопасности.

Мы действительно получаем первые результаты от того, что пошли по тому пути, о котором Андрей рассказал, и используем его продукт. Он практически все преимущества свои обозначил, кроме одного. Вообще корпоративная среда — это история разных бизнес-процессов, начиная с вопросов, связанных с взаимодействием с вашим работодателем, кадровых документов, заканчивая какими-то сценариями пойти на склад получить материал, сделать что-то в производственном отчете, сделать какую-то операцию технологическую. Сценариев можно придумать множество», — отметил Евгений Абакумов, директор по информационным технологиям Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом».

Он рассказал, что сегодня атомная отрасль — это океан различных процессов, от атомной энергетики до композитных материалов, от Северного морского пути до зарубежных проектов. Конечно, в каждом бизнесе разные требования с точки зрения того, как мы относимся к информации. Какой бы уровень конфиденциальности ни был, все равно будет не очень правильно идти на риски, связанные с корпоративными данными.

Читайте также:

НППУ – иметь или не иметь?

Стоит вопрос сделать многоструктурный сервис. С одной стороны, выполняющий классический функции мессенджера: переписка, видеочаты, каналы для внутренней новостной ленты, трансляции, и при этом ты можешь пообщаться с коллегами и другими корпорациями, имеющих ту же самую возможность. Это был очень важный аспект, когда мы выбирали корпоративный мессенджер, как вести партнерский диалог с коллегами, если у них не будет такой возможности.

Для внутренних сценариев «Росатом» пошел по пути смарт-аппов – тех самых сценариев, которые дополняют обычный процесс коммуникации в некоем мобильном варианте исполнения.