Безбумажному офису — 46 лет, или Новые возможности Watchdoc

Популярный деловой журнал, впервые обнародовавший эту концепцию еще в 1975 году (!), предсказал, что «новое оборудование для обработки текстов, которое появится уже в ближайшей перспективе», откроет эпоху «безбумажного офиса».

Следует признать, что спустя 46 лет бумажные документы по-прежнему играют важную роль в глобальных бизнес-­процессах.

С началом использования программ создания документов и с появлением первых персональных компьютеров в том же 1975 году значительно выросло число цифровых документов. Стандартизация форматов документов, таких как Adobe PDF, и достижения в области сетевых технологий и интернета вызвали экспоненциальный рост таких документов. Одновременно с этим поставщики усовершенствовали свои сетевые принтеры и копировальные аппараты (превратившиеся во многофункциональные принтеры, МФУ), увеличив производительность устройств, повысив качество печати и удобство использования, и таким образом снизили стоимость производства бумажных документов.

Любопытно, что на практике технология, которая, как предполагалось, приведет к появлению безбумажного офиса, только увеличила количество документов, которые можно было напечатать. В течение следующих 30 лет потребление офисной бумаги во всем мире неуклонно росло. Количество печатных документов не пошло на убыль, и офис отнюдь не стал безбумажным!

Технологические достижения в области программного обеспечения, дисплеев, хранилищ и сетей упростили создание цифровых документов и обмен ими, еще больше увеличив количество «бумаги».

К сожалению, во многих бизнес-­процессах до сих пор используются бумажные документы. Почему же? Причина проста: бумага занимает уникальное положение в качестве элементарной составляющей бизнес-­процессов. Все знают, как читать и использовать бумажные документы. На протяжении сотен лет они были единственным средством просмотра, хранения, передачи информации и совместной работы с ней. Людям старших поколений, возможно даже, знакома только «бумага». При этом современные технологии помогают обеспечить сосуществование обоих видов документов: бумажных и цифровых.

К счастью, в 1998 году, как раз на полпути к безбумажному офису, французский поставщик программного обеспечения разработал решение в области управления печатью Watchdoc. Концепция этой компании сегодня еще более актуальна, чем 22 года назад: предоставлять решения, сокращающие отходы и стоимость печати и повышающие безопасность печатных документов. Watchdoc помогает компаниям печатать меньше документов, больше экономить и повышать уровень безопасности, обеспечивая идеальное равновесие между бумажными и цифровыми документами.

Компания Doxense, разработавшая Watchdoc, специализируется на решениях в области печати и цифровых документов. Этим вендором накоплен опыт работы в крупных и сложных сетевых средах, существующих в банковской, финансовой, страховой, химической и энергетической отраслях во Франции, Европе, а теперь и в России.

Бумажные документы по своей природе небезопасны, неэффективны и дороги по сравнению с цифровыми. Тем не менее бумага удовлетворяет определенные потребности большинства бизнес-­процессов. Компаниям необходимо найти способы повышения защищенности бумажных документов и сокращения объема «бумажных» отходов, а также масштаб воздействия на окружающую среду.

Совместно используемые сетевые принтеры широко распространены в современной офисной среде. При печати с помощью таких устройств вся информация, содержащаяся в документе, немедленно становится доступной для всех пользователей, имеющих физический доступ к общему принтеру. Обычно, проходя мимо любого общедоступного принтера в современном офисе, можно увидеть стопки распечатанных документов, лежащих на устройстве или вокруг него. При этом вся информация, содержащаяся в документе, доступна для чтения. Парадоксально, но согласно отраслевой статистике, до 25% напечатанных документов сразу после печати выбрасываются, а 16% даже не читаются.

Так почему же эта проблема все еще не решена? Решения существуют, но для их успешной реализации требуется наличие оборудования только от одного производителя, а для этого нужно заменить весь имеющийся парк новыми устройствами. Такое решение предназначено либо для нишевых рынков, например, для компаний малого бизнеса, либо для составления заявок на возмещение затрат университетов и библиотек, и не может быть масштабировано для использования в корпоративных средах.

Watchdoc — лучшее решение, которое обеспечит поддержку вашего текущего парка принтеров и копировальной техники, доказавшее свою эффективность в условиях работы в сложных корпоративных сетях. Watchdoc в состоянии помочь вашей организации оптимизировать дальнейшее использование бумажных документов в бизнес-­процессах.

Полнофункциональное решение для управления печатью Watchdoc позволит вашим сотрудникам печатать документы абсолютно так же, как они это делали всегда. Однако вместо того чтобы немедленно запускать документы в печать, Watchdoc защищенно хранит их на сервере.

Как это работает? Когда пользователь физически находится рядом с устройством, после осуществления аутентификации в вашей корпоративной сети он выбирает документы, которые необходимо напечатать через интегрированное в ПО Watchdoc приложение МФУ или мобильное приложение. Приложение МФУ полностью интегрировано с интуитивно понятным сенсорным интерфейсом МФУ. Пользователь выбирает один или несколько документов для печати или удаления и может выбрать опции экономии, такие как черно-­белая печать или печать на обеих сторонах листа. Есть возможность даже выбирать для печати определенные страницы в многостраничном документе, что еще больше снижает затраты и объем бумажных отходов.

Приложения Watchdoc отображают в режиме реального времени фактическую величину экономии затрат и снижения воздействия на окружающую среду, чтобы пользователи могли видеть размер наносимого ими лично экологического ущерба. За счет этого ваша компания выигрывает в целом как социально ориентированная структура, а отчетность Watchdoc позволяет вашему отделу корпоративной социальной ответственности (CSR) агрегировать информацию о воздействии компании на экологию.

Функция выдачи на печать Watchdoc обеспечивает безопасность бумажных документов, гарантируя, что владелец документа физически находился рядом с устройством перед тем, как документ был напечатан. Документы никогда не печатаются без присутствия сотрудника и не остаются без присмотра. Ненужные или ошибочно направленные на печать документы не идут в отходы — они просто не печатаются. Кроме того, централизованное внедрение Watchdoc обеспечивает высочайший уровень безопасности — данные ваших пользователей и данные печати никогда не выходят за пределы вашей сети.

Watchdoc может управлять всей печатью в вашей сети, а данные, которые он собирает, могут дать вам ключевую информацию о специфике печати документов в вашей организации. Отчетность Watchdoc доступна по отдельным пользователям или агрегирована на уровне отдела или компании в целом. Очевидно, что, только измерив объемы печати в вашей организации, вы сможете найти пути дальнейшего снижения расходов.

Переход на цифровые документы идет медленнее, чем ожидалось. На самом деле бумажные и цифровые документы, возможно, нашли равновесие там, где необходимы и те, и другие. Сегодня вы можете либо игнорировать влияние использования бумаги на ваш бизнес, либо активно управлять величиной объема отходов и рисками, связанными с вашими бумажными документами.

Готова ли ваша организация к тому, чтобы меньше печатать, больше экономить и повышать уровень безопасности по прошествии 23 лет после появления Watchdoc и 46 лет после обнародования концепции безбумажного офиса? Иными словами, готовы ли вы к Watchdoc?