Электронный документооборот
и пандемия: незаменимый инструмент бизнеса «во время и после»

Резко возросшая популярность цифровых сервисов, в частности, электронного документооборота, вполне объяснима. С наступлением пандемии мир столкнулся с реальностью, при которой сотрудники компании, поставщики, партнеры и контрагенты не имеют никаких опций обмена документами, кроме как перевод данного процесса в режим онлайн, т. е. в электронный вид. Естественно, главное преимущество ЭДО заключается в том, что подписание и согласование документов, их обмен и передача занимают считаные минуты, при этом каждый документ является юридически значимым и на 100% подлинным, так как заверен электронной цифровой подписью. Но, что гораздо более важно для бизнеса, особенно для среднего и малого сегментов, ЭДО – это способ экономии на службах доставки и курьерах. На первое место сегодня выходят продукты и решения, которые позволяют сократить затраты как можно скорее, здесь и сейчас, при этом не замедляя и не нарушая качества бизнес-процессов внутри компании. Логистика бумажного документооборота всегда была, мягко говоря, недешевой, а в текущих реалиях фактор расходов играет весьма значимую роль. И если получается избавиться от пересылки и отправки бумажных образцов и копий документов – это само по себе уже существенное достижение. Стоит отметить и готовность провайдеров поддержать бизнес в сложной ситуации. Многие компании предлагают электронный документооборот со скидками за тарифы. Например, КОРУС Консалтинг СНГ бесплатно предоставляет сервисы ЭДО и отчетности корпоративным клиентам Сбербанка, впервые подключающим электронный документооборот.

Не менее интересно и то, что происходит с самим продуктом. Рынок и возможности электронного документооборота за последнее время получили заметное развитие, и провайдеры начали всерьез заниматься расширением применения этой технологии. Все чаще ЭДО используется не как отдельный сервис, а как базис, надстройка же обеспечивается за счет прикрепления к ЭДО других продуктов и сервисов. При этом прорабатывается отдельный пользовательский путь для целых сегментов и отдельных целевых аудиторий. Такой тренд очень похож на тот, что когда-то уже имел место в отрасли телекома: провайдеры продают не сам канал связи, который сам по себе вряд ли актуален для клиентов, а продают трафик – снимают сериалы, создают игры, изобретают новые приложения, т. е. расширяют линейки сервисов и продуктов на одного пользователя.

В КОРУСе такой пользовательский сценарий отлажен на примере процесса маркировки. В основе решения лежит электронный документооборот, но как он действует на практике? Крупные производители и дистрибьюторы, которые являются клиентами «КОРУСа», получили возможность отправлять универсальный передаточный документ (УПД) с кодами маркировки по каналу ЭДО (сервис «Платформа ЭДО») напрямую множеству малоформатных розничных точек, которые, в свою очередь, используют сервисы ОФД для обмена документами. Розничные точки через роуминговое соединение между «КОРУСом» и «Платформой ОФД» принимают УПД с кодами маркировки и подтверждают переход права собственности товара с кодом на себя.

Зачем это делается? Не секрет, что практически половина продаж осуществляется сегодня через каналы традиционной розницы, и для крупных дистрибьюторов и производителей действительно важно отслеживать всю цепочку поставки маркированной продукции, ЭДО же играет роль канала для передачи документов.

Еще одна актуальная тенденция, о которой стоит упомянуть, – это рост спроса на легкий электронный документооборот и электронную цифровую подпись для физических лиц. Причина этого опять же кроется в современных реалиях.

Недавно вышел указ Президента РФ о цифровизации автопрома в посткоронавирусном мире и подготовке нормативной базы для дистанционных электронных сделок по продаже автомобилей. Ранее уже состоялось внедрение электронного паспорта транспортных средств, теперь же электронным должен стать весь документооборот, связанный с приобретением автомобилей и их эксплуатацией. Аналогичная ситуация наблюдается и в секторе недвижимости. В правительстве активно идут обсуждения возможностей сопровождения и заключения электронных сделок по купле-продаже квартир. Неудивительно, что физические лица, владельцы, покупатели, арендаторы – все столкнулись с фактической необходимостью перехода на ЭДО для осуществления покупок.

Если существующая законодательная база будет подготовлена и переориентирована, электронный документооборот получит юридическую силу, равную письменным документам. Отметим только необходимость наличия у граждан квалифицированной электронной подписи – ЭЦП, которая является дополнительным доказательством того, что документ исходит от одной из сторон, заключающей тот или иной договор.

Итак, электронный документооборот становится частью нашей жизни, и речь идет не только о больших корпорациях или крупных торговых сетях – оказывается, что электронная подпись и ЭДО становится незаменимым инструментом каждого человека. И это, пожалуй, самое главное, что стоит учитывать. Надо понимать – совершив переход на электронный документооборот однажды, отката назад, к сотням бумажных документов, уже не произойдет, поскольку преимущества этой технологии очевидны. Вероятнее всего, тренд проникновения ЭДО в самые различные сферы и сегменты жизни будет только лишь набирать обороты вне зависимости от окончания периода пандемии и тех новых реалий, которые она создает и которые в значительной мере будут определять постCOVID-будущее.