Журнал ПЛАС » Архив » 2020 » Журнал ПЛАС №3 » 245 просмотров

Организационный редизайн банка. Текстово-семантический и статико-динамический анализ

Олег Брагинский, основатель «Школы траблшутеров» и директор «Бюро Брагинского», предлагает текстово-семантический и статико-динамический анализ организационного редизайна банка.

Принцип Парето действует в жизни жестче заявленного: 95% должностей штатного расписания зрелой организации не содержат ошибок, зато оставшиеся – генерируют количество недоразумений, достаточное, чтобы запутать даже опытных коллег.

Ситуацию в одном из крупнейших частных банков усугубляет использование многочисленных продвинутых компьютерных систем – отличие даже в непечатаемый символ ведет к коварным дубликатам трех групп:

1) идентичные должности (возможно переименование или объединение):

Старший специалист по валютному контролю – встречается 18 раз
Старший специалист (валютный контроль) – 6
Заместитель управляющего операционным офисом – 18
Заместитель управляющего операционного офиса – 2
Контролер – эксперт – 16
Контролер-эксперт – 9

2) близкие должности (различие неочевидно):

Руководитель проектов и Главный руководитель проектов – встречается 180 раз
Руководитель проекта и Менеджер проекта – 65
Руководитель по работе с проектами – 21

3) вариации должностей (к объединению или уточнению):

Ассистент – встречается 57 раз
Секретарь-референт – 23
Секретарь – 19
Референт-секретарь – 5
Ассистент-переводчик – 4

Обращают на себя внимание и другие проблемы:

1) скрытые уровни иерархии (вероятно, возникли в ходе дилейринга (Дилейринг – процедура организационного дизайна, при которой уменьшается количество уровней иерархии организации.)):

Руководитель направления – 642 сотрудника
Управляющий Директор – 10

2) вариативность написаний (наверняка накопились за долгие годы):

Руководитель направления сопровождения – встречается 3 раза
Руководитель направления по сопровождению – 2

3) высокий уровень уникальности:

должности, встречающиеся один раз – 425
слова, встречающиеся у единственной должности – 272
уникальные должности на английском – 9

4) размытость первых уровней иерархии большим количеством разнозвучных должностей:

Специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ работник – 21 вариация
Старший специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ работник ≈ консультант ≈ руководитель – 14 вариаций
Ведущий специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ аналитик ≈ инспектор ≈ руководитель – 13 вариаций
Главный специалист ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ аналитик ≈ консультант ≈ руководитель – 16 вариаций

5) повторяемость названий подразделений на разных уровнях вложенности:

Группа обеспечения продаж кредитных продуктов, Касса, Кассовый центр, Кредитный отдел – встречаются на 6 уровнях
Отдел методологии, Отдел оформления банковских операций, Отдел по работе с залогами – 5
Отдел кредитования предприятий массового бизнеса, Отдел массового бизнеса, Отдел сопровождения информационных систем – 3
Отдел расчетов, Отдел сопровождения, Отдел текущих операций и расчетов, Отдел продаж кредитных продуктов – 2
Управление информационной безопасности – 2

Неоднозначность наименований подразделений и должностей, сложность системы подчинения и обилие начальников создают путаницу, неразбериху и дезориентацию сотрудников. Раздутость уровней управления усложняет коммуникацию, снижает операционную эффективность, повышает накладные расходы. Итак, принимаем задачу: «подсушить» организацию, сделав ее структуру отражением важнейших бизнес-процессов.

Начинаем с внедрения правил формирования названий подразделений (см. рис. 1):
1) вложенность подразделений – не глубже 3
2) наименование подразделения – до 85 символов и до 7 слов
3) минимум слов «по», «с», «и», «на», «в», дефисов, кавычек, точек, скобок.

Аналогичные правила рекомендуем для коррекции действующих и создания новых позиций (см. рис. 2):
1) наименование должности – до 85 символов и до 7 слов
2) полное наименование позиции – до 255 символов
3) наименование позиции – иерархично.

Это осуществляется с учетом следующих требований:

1) составные слова в наименовании позиции пишем с дефисом без окаймления пробелами, составные позиции пишем с тире, окаймленным пробелами

2) наименование позиции сквозное по банку и имеет группу близких грейдов, различаем Москву/регионы и головной офис / региональную сеть

3) иерархичные слова в наименовании позиции пишем с большой буквы, остальные (кроме согласованных с Центральным банком) – с маленькой.

При подсчете оказывается, что коррекции подлежит 81,7% наименований позиций по тридцати причинам (см. рис. 1 и 2).

Рис. 1. Причины, правила
и примеры коррекции позиций. Часть 1

 

Рис. 2. Причины, правила и примеры коррекции позиций. Часть 2

 

Проводим коррекцию подчиненности (см. рис. 3), искореняя псевдоиерархичность – отсутствие у руководителя подразделения или команды. Подобных боссов указываем лишними, должность именуем паразитной и рекомендуем к переименованию на более стандартную.

Рис. 3. Проект пятиуровневой иерархии

 

Анализ диапазонов разброса численности подразделений поражает: крупнейшая Дирекция насчитывает 2961 сотрудника, мельчайшая – 18. Для Управлений аналогичные цифры составляют 907 и 37 человек. Отделы тоже не радуют, варьируясь от 2975 коллег до одного.
Классифицируем должности по уровням карьеры (см. рис. 4).

Рис. 4. Проект четырехуровневой карьеры

А также по категориям и линиям бизнеса (см. рис. 5).

Рис. 5. Категоризация должностей
и определение линий бизнеса

 

Предлагаем установить должностям руководителей численные границы подразделений и грейды (см. рис. 6).

Рис. 6. Численные границы подразделений

Рекомендуем нормы управляемости и сроки заполнения вакансий (см. рис. 7).

Рис. 7. Нормы управляемости

Нормализуем распределение сотрудников по грейдам (см. рис. 8).

Рис. 8. Сквозная нормализация грейдов банка

Удалось обнаружить протоптанные тропинки создания псевдокарьеры – типовые повышения в рамках центрального офиса и региональных подразделений. Руководители хитрили, выдерживая сотрудников на новых должностях минимальный срок, прежде чем двигать вверх. Формально – требования подразделений по управлению талантами исполняются, реально – происходит изощреннейший и труднообнаруживаемый обман акционеров.

В ходе работ по внедрению математических изысканий в жизнь вскрылась суровая правда – коллеги юлили, как только могли, правдами и неправдами пытаясь избежать построения в дружные и стройные ряды (см. рис. 9):

  • вместо сокращения количества начальников с 800 до 450 образовался прирост до 1998 боссов
  • 53% должностей приютили всего по одному «обитателю»
  • добавились два искусственных уровня руководства

Вложенность подразделений с трудом удалось немного нормализовать (см. рис. 10).

Рис. 9. Позиции, содержащие слова «начальник» и «контролер»

 

Рис. 10. Вложенность подразделений по блокам

Может быть, математика и царица наук, но внедрению мешает Ее Величество психология. Десятки совещаний, сотни споров, тысячи конфликтов коллег привели к странному компромиссу, при котором позиция слабых ухудшилась, а наглые сотрудники сумели получить незаслуженное повышение.

В нужный момент находились защитники, причины, оправдания, и подразделение по работе с талантами пасовало каждый раз, заявляя формальное: «Сложно заниматься людьми бесчеловечными методами». А вы говорите Big Data, искусственный интеллект, прогнозирование…

Начинать надо с корпоративной культуры, украшаемой честностью руководителей, и не прятаться за красивыми словами «трансформация» и «бирюзовость» (Бирюзовые организации – успешные компании, в которых менеджеры используют приемы коучинга, приветствуют самоуправление, а KPI заменили на цели и ценности.). Смотрите правде в глаза и не увлекайтесь проектами на бумаге для галочки.

Подписывайтесь на наши группы, чтобы быть в курсе событий отрасли.

Читайте в этом номере:


Перейти к началу страницы

Подпишитесь на новости индустрии

Нажимая на кнопку "подписаться", вы соглашаетесь с


политикой обработки персональных данных